En esta publicación quiero compartir con ustedes los conceptos fundamentales para lograr un «Proceso de Recepción Eficiente» dentro del flujo de inventario. Sabemos que este proceso es clave para la salud del inventario. En la próxima publicación vamos a desarrollar los procesos complementarios de flujo de inventario que son «Almacenamiento» y «Despacho«.
El proceso de recepción dentro del flujo de inventario es uno de los temas que desarrollo en mi curso «Gestión de Inventario»; pueden solicitar información a nuestro correo: contacto@abconsultoraempresarial.com.ar
Bien, vamos al tema…
FLUJO DE INVENTARIO
Proceso de Recepción
1) Verifique en el ingreso de planta que el chofer del vehículo cumpla con los requerimientos establecidos e instruya los conductores sobre las normas de seguridad
- El personal de recepción de materiales verifica que el conductor se registre como ingreso de visitante y entregue los documentos del envío (por ejemplo: remitos, conocimiento de embarque, lista de empaque y factura comercial para envíos internacionales)
2) Sello de la documentación
- El personal de recepción debe sellar, fechar y firmar la copia de la documentación que queda con el conductor como comprobante.
- En algunos casos como entregas “justo a tiempo – JIT”, “envíos de materiales críticos” o “camiones internos” se pueden utilizar otros procedimientos de ingreso que faciliten el proceso
- El sello de recepción puede tener una declaración de exención de responsabilidad que indique «el envío se recibe sujeto a verificación y auditoría de discrepancias”, también debe tener lugares para colocar “recibido por:” y “Fecha de recepción:”
3) Recepción del envío en el sistema de gestión de almacenes (WMS)
- El personal de recepción debería imputar los datos al sistema (WMS) durante el turno de trabajo, a más tardar en el turno siguiente al arribo del material. Lo ideal sería contar con un sistema de códigos de barra para leer el remito con un escáner. Si no tenemos un sistema de códigos de barra se debería contar con un aviso anticipado de envío (ASN) para realizar la recepción administrativa.
4) Documentación del vehículo
- Se debe recibir la documentación del vehículo que transporta el material para relacionarlo con la documentación de material transportado
5) Actualizar el registro de gestión del patio de vehículos
- El personal de recepción debe actualizar el mapa de administración del patio de vehículos asignando la identificación de cada vehículo a una locación. Cuando se requiere el material del vehículo, según el plan de descarga de recepción, se avisa al chofer para que ingrese al portón de descarga con la documentación correspondiente (hoja de control de recepción impresa del sistema con los datos de ASN)
6) Descargar y verificar el envío (identificación, daños, discrepancias, etc.)
- El personal de recepción debe verificar que el número de precinto de vehículo (si lo tiene) coincida con los documentos de envío y que el precinto no esté dañado
- Si esto no se cumple, el personal interno de seguridad/protección debe ser notificado inmediatamente antes de abrir el remolque para documentar la evidencia
- Si está todo bien, el precinto puede quitarse y proceder a la descarga del material
- Verificar el contenido del envío.
> Si el envío contiene materiales peligrosos, el personal de recepción y el área deben cumplir con todos los requerimientos de seguridad y medio ambiente para garantizar una descarga sin riesgos
- Verificar las condiciones de envío.
> Si hay daños en el envío, el personal de recepción registra el daño en todas las copias de los documentos de envío y lo notifica al supervisor de materiales
> El supervisor de materiales emite el reclamo correspondiente al proveedor del material o transporte según corresponda (adjuntando evidencias fotográficas)
- Si no hubiese daños, se continua con el proceso de verificación de materiales
7) Control físico de los embalajes versus documentación del envío
- El personal de recepción debe verificar la siguiente información de los embalajes versus la hoja de control que le fue entregada por personal de recepción o versus el remito o la factura correspondiente: Código de material, Descripción, Cantidad, Proveedor, Unidad de medida, Etc..
- Lo ideal es definir una etiqueta de identificación estándar para que los proveedores la coloquen en los embalajes con los datos necesarios para el control de recepción
- Los datos de la verificación deben ser colocados en los documentos de control y los mismos deben ser enviados a recepción administrativa para la carga al sistema
- El sistema debería reportar cualquier discrepancia encontrada a la personas de compras o activación de materiales para que se tomen las acciones correspondientes
Estos son los conceptos básicos para un proceso de Recepción.
En la próxima publicación vamos a presentar los procesos de «Almacenamiento» y «Despacho«, complementos del flujo de inventario.